Tietosuojaseloste ja GDPR

​​

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

​

Rekisterinpitäjä: TenantIQ Data Solutions Oy (jäljempänä ”Yhtiö”)

Y-tunnus: 3604099-5

Osoite: Kalasatamankatu 36 B35, 00580 Helsinki

Puhelin: +358 40 046 9936

Sähköposti: matias.latomaki@tenantiqbroker.com

Yhteyshenkilö: Matias Latomäki, toimitusjohtaja.

1. Rekisteri

Yhtiö ylläpitää henkilötietojen käsittelyä varten asiakas- ja yhteistyökumppaneita koskevaa rekisteriä (jäljempänä ”Rekisteri”), jota hallinnoidaan Yhtiön asiakastietojärjestelmässä ja muissa Yhtiön käyttämissä tietojärjestelmissä (jäljempänä ”Järjestelmä”).

1. Rekisteröidyt

Yhtiön rekisterissä käsitellään toimitilojen vuokralaisten ja välittäjien edustajien ja muiden heidän mahdollisesti nimeämiensä yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Asiakastietojärjestelmässä voidaan käsitellä myös muiden Yhtiön palveluja käyttävien yritysten tai organisaatioiden edustajien henkilötietoja siltä osin kuin nämä toimivat yhteyshenkilöinä Yhtiön ja kyseisen yrityksen tai organisaation välisessä asioinnissa (jäljempänä ”Rekisteröity”).

1. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta asiakassuhteen tai muun yhteistyösuhteen aikana, pääasiallisesti vuokralaisista ja välittäjistä koostuvan verkoston (jäljempänä ”Verkosto”) ylläpito ja kehittäminen, markkinointi ja kohdennettu B2B‑viestintä sekä päättyneiden asiakassuhteiden tai muiden yhteistyösuhteiden dokumentaation hallinta Yhtiön Järjestelmässä.

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhtiön:

1. tarpeeseen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa Rekisteröity tai Rekisteröidyn edustama organisaatio on osapuolena, tai toteuttaa sopimuksen tekemistä edeltäviä toimenpiteitä Rekisteröidyn pyynnöstä;

2. oikeutettuun etuun ylläpitää ja kehittää Verkostoa, hallinnoida asiakas- ja yhteistyösuhteita, toteuttaa kohdennettua B2B-viestintää sekä kehittää Yhtiön palveluja;

3. Rekisteröidyn antamaan suostumukseen siltä osin kuin henkilötietoja käsitellään referenssien julkaisemiseksi Yhtiön verkkosivustolla tai muissa vastaavissa markkinointikanavissa. 

4. lakisääteiseen velvoitteeseen siltä osin kuin Yhtiötä velvoittaa sovellettava lainsäädäntö (esimerkiksi kirjanpitolaki 1336/1997)

Yhtiö käsittelee henkilötietoja Euroopan parlamentin ja neuvoston yleisen tietosuoja‑asetuksen (EU) 2016/679 (jäljempänä ”GDPR”) henkilötietojen käsittelyä koskevien periaatteiden mukaisesti.

1. Käsiteltävät henkilötiedot 

Yhtiön Rekisterissä käsitellään toimitilojen vuokralaisten ja välittäjien edustajien sekä muiden Yhtiön asiakas‑ tai yhteistyösuhteessa toimivien henkilöiden henkilötietoja. Näitä henkilötietoja ovat muun muassa:

1. Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;

2. Rekisteröidyn asema, titteli tai rooli edustamassaan yrityksessä tai organisaatiossa;

3. Rekisteröidyn sähköpostiosoite;

4. Rekisteröidyn puhelinnumero;

5. Rekisteröidyn työnantajan tai edustaman organisaation nimi ja yhteystiedot;

6. Rekisteröidyn antamat tiedot toimitilaan liittyvistä tarpeista, toiveista tai muista yhteistyöhön liittyvistä seikoista siltä osin kuin ne ovat henkilötietoja;

7. sähköisen viestinnän tunnistetiedot, kuten lokitiedot ja IP-osoitteet, jotka syntyvät Yhtiön verkkosivuston tai sähköisten palveluiden käytön yhteydessä;

8. mahdollisten evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla kerättävät tiedot. Yhtiö ei tällä hetkellä käytä evästeitä tai muita vastaavia teknologioita henkilötietojen keräämiseen tai seurantaan. Mikäli Yhtiö myöhemmin ottaa käyttöön evästeitä, siitä ilmoitetaan erillisessä evästekäytännössä.

Yhtiö käsittelee myös toimitiloja koskevia tietoja (esimerkiksi toimitilan sijainti, pinta-ala, vuokrataso ja erityistarpeet), jotka eivät ole henkilötietoja, ellei niitä voida yhdistää suoraan tai epäsuorasti tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön.

1. Henkilötietojen tietolähteet 

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti Rekisteröidyltä itseltään, erityisesti Yhtiön verkkosivustolla olevien lomakkeiden kautta, suorien puhelinyhteydenottojen yhteydessä sekä sähköpostiviestinnän ja muun vastaavan asioinnin yhteydessä. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä Rekisteröidyn edustamalta yritykseltä tai organisaatiolta tämän antamien tietojen perusteella sekä julkisista lähteistä, kuten yritysten tai organisaatioiden verkkosivuilta, viranomaisrekistereistä ja muista vastaavista yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä.

1. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhtiön Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. 

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Yhtiö toteuttaa henkilötietojen suojaamiseksi asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvatoimet.

1. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Yhtiö voi luovuttaa Rekisteröityjen henkilötietoja Yhtiön palveluiden toteuttamiseksi sellaisille vuokralaisille ja välittäjille, jotka ovat osapuolina kyseisessä palvelussa ja joille tietojen luovuttaminen on tarpeen palvelun toteuttamiseksi. Luovutuksensaajat toimivat tällöin itsenäisinä rekisterinpitäjinä omia käyttötarkoituksiaan varten. Henkilötietoja ei luovuteta muille kolmansille osapuolille, ellei luovutus perustu lakiin tai Rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Yhtiö voi siirtää henkilötietoja Yhtiön käyttämille palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Yhtiön lukuun Järjestelmän ylläpitämiseksi, teknisen tuen tarjoamiseksi tai muiden Yhtiön palveluiden toteuttamiseksi. Palveluntarjoajat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä ja käsittelevät tietoja ainoastaan Yhtiön ohjeiden mukaisesti.

Yhtiön rekisteristä ei siirretä tai luovuteta henkilötietoja EU:n tai ETA‑alueen ulkopuolelle, muutoin kuin asianomaiselle Rekisteröidylle itselleen tämän tehtyä hyväksytyn tietopyynnön. Mikäli Yhtiö havaitsee tilanteen, jossa henkilötietojen siirto EU‑ tai ETA‑alueen ulkopuolelle olisi välttämätöntä, Yhtiö noudattaa tällöin korostunutta huolellisuutta ja varmistaa, että siirto toteutetaan ainoastaan GDPR:n edellyttämiä asianmukaisia suojatoimia käyttäen.

1. Henkilötietojen säilytysaika

Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen Yhtiön tarjoamien palveluiden toteuttamiseksi sekä Yhtiön oikeutetun edun mukaisen Verkoston ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi. Henkilötietojen säilytysaika alkaa siitä hetkestä, kun Yhtiö vastaanottaa henkilötiedot (esimerkiksi verkkosivuston lomakkeen toimittamishetkestä tai tietojen kirjaamisesta Järjestelmään).

Säilytysaikojen määrittelyssä huomioidaan henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, asiakas- tai yhteistyösuhteen kesto sekä Yhtiön oikeutetun edun toteuttaminen. Mikäli asiakas‑ tai yhteistyösuhde päättyy, Yhtiö poistaa henkilötiedot kohtuullisessa ajassa yhteistyösuhteen päättymisen jälkeen, kuitenkin viimeistään [∙] vuoden kuluttua.

Yhtiö voi säilyttää henkilötietoja myös siltä osin kuin se on tarpeen Yhtiötä koskevien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, kuten kirjanpitolain 1336/1997 mukaisten säilytysvelvoitteiden vuoksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista milloin tahansa ottamalla yhteyttä Yhtiöön tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

1. Profilointi

Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa henkilön tietoja arvioidaan tai analysoidaan esimerkiksi hänen käyttäytymisensä, mieltymystensä tai muiden henkilökohtaisten ominaisuuksiensa perusteella. Mikäli Yhtiö toteuttaisi profilointia, se voisi ilmetä esimerkiksi Rekisteröidylle kohdennettuina markkinointiviesteinä tai palvelusuosituksina. 

Yhtiö ei kuitenkaan tällä hetkellä toteuta Rekisteröityjen automaattista profilointia eikä tee päätöksiä, jotka perustuivat pelkästään automaattiseen käsittelyyn.

1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhtiölle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit). 

Lisäksi Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti esimerkiksi milloin tahansa:

1. saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

2. saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhtiön käsittelemät henkilötiedot; 

3. vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

4. vaatia henkilötietojensa poistamista;

5. peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn suostumukseen; 

6. vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhtiön oikeutettu etu;

7. saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa;

8. vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Yhtiö voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan Rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. 

Yhtiö toteuttaa Rekisteröidyn oikeudet maksutta, ellei pyyntö ole ilmeisen perusteeton tai kohtuuton.

1. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

1. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tämän tietosuojaselosteen mukaiselle Yhteyshenkilölle osoitteeseen matias.latomaki@tenantiqbroker.com.

Yhtiö kannustaa Rekisteröityjä olemaan matalalla kynnyksellä yhteydessä Yhteyshenkilöön kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä.

1. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 31.1.2026.